Contingency plan là cụm từ được dùng phổ biến trong nhiều lĩnh vực như kinh doanh, ngành công nghệ thông tin hay bất cứ một ngành nào… Vậy, Contingency plan là gì? Xem phần thông tin dưới đây để hiểu hơn về khái niệm này bạn nhé!
Contingency plan là gì?
Contingency plan có nghĩa là kế hoạch dự phòng. Thuật ngữ trong công nghệ thông tin được hiểu là một hệ thống an ninh (INFOSEC). Khi hoạt động kinh doanh bình thường bị gián đoạn do khẩn cấp, thảm họa hoặc chuyển đổi dự phòng thì kế hoạch dự phòng sẽ thay thế được thực hiện.
Đặc điểm của kế hoạch dự phòng là đảm bảo tính liên tục tại chỗ, hoạt động kinh doanh off-site, sự hài lòng của khách hàng, phân phối sản phẩm… Kế hoạch dự phòng còn được hiểu là một kế hoạch khôi phục thảm họa (DRP).
Contingency plan là bản kế hoạch mang tính đối phó với các sự kiện mà chưa biết chắc là có xảy ra hay không. Trong quản lý dự án, kế hoạch này là một phần của kế hoạch quản lý dự án.
Ví dụ, bạn là một người quản lý dự án trong một dự án về xây dựng, có thể sẽ có những sự cố xảy ra cho công trình sơn tường như trời mưa to làm trôi lớp sơn phủ. Vì thế, kế hoạch dự phòng là những điều cần làm khi có trời mưa to, chẳng hạn như dùng bạt ra che chỗ sơn, khi trời tạnh thì gỡ lớp che ra.
Nhiều người nhầm lẫn giữa Contingency Plan và Fallback plan. Vậy, giữa 2 khái niệm này có gì khác biệt?
Theo đó, Fallback plan được thi hành khi kế hoạch dự phòng thất bại hoặc thực thi không hiệu quả. Ví dụ, bạn lưu trữ thông tin trên 1 file để không bị quên và bạn upload file lên internet để lưu trữ không bị mất. Nếu như filer dùng trong máy tính bị mất thì vẫn còn 1 file trên internet, đây được hiểu là Fallback plan.
Thực tế, cả 2 khái niệm này không có sự khác biệt lớn và đều dùng để quản lý Identified Risks. Chỉ có điểm khác biệt duy nhất khi contingency plan không giải quyết triệt để thì được thay Fallback plan.
Ý nghĩa của kế hoạch dự phòng trong một số lĩnh vực
Trong lĩnh vực kinh doanh, kế hoạch dự phòng là quy trình linh hoạt được xây dựng để đảm bảo các hoạt động kinh doanh cốt lõi phục vụ khách hàng liên tục khi có thảm họa xảy ra.
Trong lĩnh vực tài chính, kế hoạch dự phòng được các nhà quản lý chú trọng xác định và lập kế hoạch thông qua việc dùng các mô hình dự đoán về các trường hợp mà họ cho rằng có thể xảy ra. Các nhà quản lý luôn nhìn ở góc nhìn tiêu cực để có thể giảm thiểu mọi rủi ro.
Những giả định về một kết quả xấu nhất theo dự kiến giúp công ty có thể vượt qua những khó khăn, giảm thiểu những tiêu cực. Kế hoạch dự phòng cần được xây dựng trước các chiến lược kinh doanh vì sự cố xảy ra là những tình huống bất ngờ không xác định cụ thể.
Việc xây dựng kế hoạch phòng ngừa rủi ro cần phải rõ ràng để giúp các doanh nghiệp xác định được những rủi ro và kịp thời khắc phục.
Ví dụ, khách hàng có một khoản nợ ngân hàng mà đến hạn trả nợ gốc lẫn lãi xuất mà khách hàng lại chưa có khả năng thanh toàn. Kế hoạch dự phòng mà ngân hàng lên kế hoạch là tiến hành xếp lại nhóm nợ, trích lập dự phòng rủi ro khi khách hàng không có khả năng thanh toán.
Ở một số rủi ro như hỏa hoạn, lũ lụt, lốc xoáy… thường đề cập đến kế hoạch dự phòng. Nếu không chuẩn bị trước kế hoạch phòng ngừa thì sẽ gây hoảng loạn, không được cứu giúp kịp thời, bồi thường những thiệt hại.
Trong bất kỳ lĩnh vực nào, Contingency plan cũng cần thiết lập kế hoạch, dù là quy mô kinh doanh, hoạt động ở mức độ tầm cỡ hay nhỏ hơn. Chuẩn bị những sự kiện quan trọng như dữ liệu, hệ thống thông tin, khách hàng, nhà cung cấp…
Bài viết đã làm rõ khái niệm Contingency plan là gì. Hi vọng các bạn có thể lập kế hoạch phục vụ công việc hay bất cứ một lĩnh vực nào cũng cần đến kế hoạch dự phòng để xử lý những rủi ro xảy đến.