Để có một dự án thành công, đòi hỏi phải có sự đóng góp công sức của rất nhiều người. Ngoài những lãnh đạo chủ chốt chịu trách nhiệm chính về kết quả dự án thì những người làm công việc Project assistant cũng đóng một vai trò quan trọng không kém, họ được xem như cánh tay phải đắt lực của những người lãnh đạo. Vậy bạn đã biết Project assistant là gì hay chưa?
Project assistant là gì? Những yêu cầu công việc cụ thể nào của một nhân viên project assistant sẽ phải thực hiện trong công việc của mình. Tất cả những thắc mắc liên quan đến nghề project assistant sẽ được chúng tôi đề cập trong bài viết sau đây để giúp mọi người có được một góc nhìn tổng quát hơn.
Project assistant là gì?
Project assistant được hiểu là công việc của một người trợ lý trực tiếp hỗ trợ dự án. Họ sẽ là người đảm nhận những công việc có liên quan đến dự án bao gồm điều hành, quản lý hồ sơ hành chính và song song đó họ còn phải giám sát dự án và báo cáo tiến độ thực hiện với cấp trên thông qua những bảng báo cáo cụ thể.
Đây là công việc không được xếp vào những ngành nghề “hot” hiện nay, tuy nhiên đây là ngành nghề luôn được rất nhiều doanh nghiệp chú trọng để tuyển dụng những nhân sự có trình độ chuyên môn và thái độ làm việc chuẩn mực nhất để đảm nhận. Vì vốn dĩ, không phải bất kỳ ai cũng có thể làm tốt vai trò của một người trợ lý dự án. Công việc này không chỉ đòi hỏi chuyên môn và kinh nghiệm mà nó còn bắt buộc người nhân viên đặt sự tận tậm và mục tiêu công việc lên hàng đầu.
Nói một cách ngắn gọn thì trợ lý dự án chính là người giúp đỡ người trưởng quản lý dự án đó hoàn thành được công việc đề ra. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn nhầm lẫn giữa trợ lý dự án và trợ lý giám đốc đều là những công việc giống nhau về mặt tính chất. Thế nhưng, trên thực tế thì nghề trợ lý dự án có nhiều điểm riêng cũng như yêu cầu nhất định. Vậy đó là những yêu cầu gì?
Công việc chính của nhân viên Project assistant là gì?
Thực hiện việc hỗ trợ dự án, điều phối tất cả các công việc liên quan đến dự án, công tác hành chính văn thư của dự án.
Thu thập và phân loại dữ liệu để bộ phận nhân sự có liên quan có thể phân tích và đưa ra những đánh giá sơ bộ.
Giám sát và báo cáo tiến độ hoàn thành dự án cho cấp trên đúng thời điểm, để đưa ra những phân tích cụ thể tránh bị nhầm lẫn hoặc gián đoạn công tác thực hiện khi đang diễn ra dự án.
Bảo mật và lưu trữ các hồ sơ liên quan đến dự án và chịu trách nhiệm gửi cho các phòng ban theo chỉ thị từ cấp trên một cách chính xác.
Quan sát, và hỗ trợ khâu hậu cần để đảm bảo nhân sự cho dự án trong quá trình làm việc.
Tổ chức các cuộc họp và đưa ra kế hoạch phát triển cho dự án trong từng giai đoạn cụ thể.
Tham dự và ghi lại nội dung cuộc họp một cách thật minh bạch và rõ ràng.
Đánh giá dự án, tìm hiểu rõ nhu cầu cũng như các yếu tố cần thiết để dự án phát triển hơn.
Đưa ra những đề xuất đổi mới, chiến lược cụ thể mỗi khi gặp vấn đề trục trặc khó khăn khi phát triển dự án.
Dự tính ngân sách cho dự án, và xử lý số liệu thu chi khi có yêu cầu của cấp trên.
Những kỹ năng cần có của một project assistant là gì?
Bất kỳ công việc nào cũng sẽ có những vất vả và khó khăn riêng tuy nhiên để có thể hoàn thành tốt công việc bạn cần phải có những kỹ năng nhất định. Chắc chắn rằng, nghề project assistant cũng như thế. Vậy để trở thành một người hỗ trợ dự án chuyên nghiệp bạn cần phải có những kỹ năng gì?
Đầu tiên, chính là kỹ năng quan sát, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giải quyết vấn đề và quan trọng không kém là kỹ năng lắng nghe và thuyết phục người khác.
Thứ hai, là những kỹ năng về mặt chuyên môn ví dụ như trình độ học vấn, bằng cấp kèm theo như ngoại ngữ, tin học … để hỗ trợ cho công việc được tốt nhất.
Cuối cùng, ngoài những kỹ năng nói trên người làm công việc hỗ trợ dự án còn phải chịu được áp lực công việc lớn, có tinh thần lỷ luật cao và thái độ làm việc nghiêm túc để nhân viên lấy làm hình mẫu khi làm việc.
Nhìn chung, công việc của nhân viên hỗ trợ dự án chính là làm thế nào để dự án đó từng khâu, từng khâu một phải diễn ra thuận lợi và phù hợp vợi định cũng như hoàn thành được những mục tiêu chung của lãnh đạo đề ra. Hy vọng rằng, thông qua bài viết này bạn đã có thể đưa ra câu trả lời, “Project assistant là gì?” để có thể lựa chọn cho mình một công việc phù hợp trong tương lai.